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IT项目如何做好预算和成本控制?IT项目成本管理小建议

发布时间:2020-07-09

IT项目成本管理包括确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程,我们必须明确项目范围、交付时间和成本估算,努力减少和控制成本满足项目需求。

IT项目

IT项目成本管理的内容

一般而言,IT项目的成本管理主要步骤:

1、识别项目成本动因

成本动因是揭示成本费用开销的业务驱动因素,依据成本动因来进行成本分类,可以帮助我们较快地透过财务数据发现业务环节中隐含的问题。尽管成本动因随项目所处的业务环境、项目类型不同而变化,但一般说来,IT项目成本可以分为以下四类:

(1)人力资源成本:与项目人员相关的成本开销,包括:项目成员工薪和红利、外包合同人员和临时雇员薪金、加班工资等。

(2)资产类成本:资产购置成本,指产生或形成项目交付物所用到的有形资产,包括:计算机硬件、软件、外部设备、网络设施、电信设备、安装工具等。

(3)管理费用:用于项目环境维护,确保项目完工所支出的成本,包括:办公室供应、房屋(租金,设备)、支持服务等。

(4)项目特别费用:在项目实施以及完工过程中的成本支出,包括:差旅费、餐费、会议费、印刷及复印等费用。

2、项目成本估算和预算

(1)成本估算影响因素

项目预算将项目的预期投入成本予以量化,这一预算必须建立在对项目可能发生的成本和费用合理、实际的估算基础上。项目成本估算既要富于科学理性,也要借助逻辑判断和经验常识的积累。

事实上,已有类似项目的成本数据对现有项目的参考价值最大。在项目成本估算时,我们还应考虑下列一些重要因素:

①项目中涉及的特定成本因素依赖于项目的需求;

②过去类似项目的成本支出情况;

③项目参与者的意见和反馈。

(2)成本估算方法

成本估算时,应尽可能多搜集相关信息、经验和意见,下列估算方法和计算公式可以在进行成本估算时参考:

再精确的项目成本估算也只是估算,依据这些估算而制定的项目预算不可能一成不变。项目会经常有所调整,项目外部环境的变化也会影响项目成本费用的支出。为了应付这种不确定性,项目经理在准备项目预算时通常会考虑"机动因素",这一"机动因素"通常以项目预计成本的5%-10%来计提,以应对不可预料情况的发生。

(3)成本预算

成本预算定义:成本预算是将项目成本估算分配给单个工作任务,制定一个成本基准计划以衡量项目绩效。

成本预算中应该包括项目中所有期望完成的工作的成本。还会有一些未被识别的其他活动也需要加入到这个预算中。预算中还应该包括一部分储备金,以应对计划外的、不可预见的、可能发生的风险。因为尽管我们花了很大的力气制定计划,但仍有意外发生,最好保留一部分机动资金,宁可不用也不要在需要的时候没有。

成本预算是将成本估算分配给单项工作任务,因此,制定项目进度和成本估算过程必须在成本预算过程之前完成。成本预算过程向各个项目活动分配成本估算,用来在以后的过程中衡量项目的变更情况,因此成本预算是衡量成本的基线。

(4)不可预计费用

根据企业内部实施的不同项目情况,不可预计费用可以预算也可以不用预算。有这样一种观点:不可预计对项目来说不是件好事,它会使项目成本支出难以控制。考虑到对不可预计费用进行预算有利也有弊,比较稳妥的做法是:项目组可以编列不可预料费用预算,但它不在正式审批的预算范围内,只有在允许的特定情形下,项目组方可使用。

综上所述,我们看到IT项目的成本管理绝不仅仅是处理一堆数据,它贯穿于项目的始终,目的在于帮助项目经理更好地发现项目存在的问题,经验告诉我们,有效地成本管理往往意味着项目成功了一半。

3、项目成本管理建议

ALM是面向软件研发生命周期管理的工具,ALM支持以周、月为报工单位,以天为时间单位,以任务为报工主体进行工时报工,支持查看个人报工历史,项目经理审批报工申请,查看所审批的报工历史等;支持以部门为单位统计部门工时,以资源为单位统计消耗,实现对项目进程的高度掌控。

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