一个综合的项目组合管理系统应当包括战术过程和战略过程。战术过程关注于正在进行的组合项目的持续绩效问题。战略过程关注在组合的演化上，包括选择新的项目以符合商业目标和战略。此外，缩小一个与合组合目标和策略不符的项目的范围或者取消该项目的建议也应当是项目组合管理系统过程的一部分。

项目组合管理系统的主要活动包括收集项目信息，评估项目和组合健康状态以及商业贡献，和管理校正措施。对于组合的风险承担者的日常评审工作来说，这些活动是基础。

收集组合信息
为了准确地评估一个组合，管理人员需要统一的或者集中的项目级的数据，这些数据基于定量的（金融，缺陷，市场份额等等）和定性的度量（股东义务，客户满意度，风险等等）。为了准确，在分析这些信息之前，他们应当协调并验证数据。然后，他们应当从项目层次和组合层次两个视角来观察这些数据。例如，他们应该对每个单独的项目和全体项目的财政健康状态进行评估，以保证整个组合满足其财政目标。

收集和合并数据的工具应当实现一些跟踪的功能，数目较少的项目组合可能使用电子制表软件来追踪和评估组合的健康状态，但是具有多样的复杂的项目的组合需要一种自动化的工具来辅助收集、合并和分析活动。

评估组合
有效的项目组合分析包括对组合商业结果的测量和比较，以决定该组合符合其商业决策既定的目标。评估过程需要同时包括短期和长期的角度，并且应当测量和检查战术和战略参数：

    战术角度：单个组合项目的健康状况和绩效
    战略角度:总体的组合商业结果

根对目标测量项目和组合的绩效，允许管理人员回答以下问题：

    现行的项目是否产生了预期的商业利益并且支持组合的整体商业战略？
    项目是否按照平衡风险和优价值的原则来评定优先级？
    项目中出现问题的是哪些趋势和指标？哪些校正措施是必要的？
    正在进行中的项目提议是否符合市场趋势？它们是否支持当前/未来的客户需求和新的战略目标？
    是否有合适的资源可以利用确保有效地实施当前的和预测的项目？

通过将每个项目的健康状况/贡献数据映射到商业决策标准，管理人员可以容易地看出项目是否符合或者超过限定指标，从而来识别组合中不一致的部分。

Rational Portfolio Manager 是一个 IBM 策略管理工具，提供组合仪表盘，它可以以各种各样的形式包括投资计划图、记分卡、多维联机分析处理中心点以及报表来帮助管理人员收集并解释组合信息。例如，使用组合仪表盘，管理人员可以给每个项目的限定值分配绿色、黄色和红色中的一种状态，然后开发记分卡或仪表盘和报表。这样，他们可以看出项目的绩效是怎么样的。

图2展示了用Rational Portfolio Manager™ 仪表盘创造多种视图和报表的一个例子。管理人员可以利用这些视图和报表，基于定量和定性的指标进行组合健康状况和价值贡献的分析。对于记分卡和投资计划图，组合中的每个项目将会被评估和分配为绿色、黄色和红色中的一种状态。管理人员将会知道分析那些从绿色到黄色或者从绿色到红色的项目，以确定他们的负面影响是否足够大以至于需要授权校正措施。

图2：由Rational Portfolio Manager ™ 组合仪表盘获得的可利用的视图/报表