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不容忽视的项目启动阶段
作者:网络转载 发布时间:[ 2013/5/31 13:52:22 ] 推荐标签:

公司内部会议:领取“尚方宝剑”

项目启动会是造外势。在公司也要造内势,让各个部门都知道这个项目能为公司创造哪些经济效益,明确项目组人员和项目负责人,确定项目负责人的权限。公司财务、采购、人事、技术、销售等部门都要参加,这样才能创造一个良好的内部服务体系,让项目组把主要精力放在为用户服务上。公司内部主要是召开项目组成立会,会上重要的是宣布项目的内容、项目负责人权限、项目团队成员、项目时间周期、项目需要的设备、资金等。给项目管理充分的授权,与此项目相关的事情,全权由项目经理负责。这样,项目组人员的人事调动,根据项目进度进行设备的采购、项目发生的财务支出等也不需要一次次找总经理,只要是规定范围内的,由项目经理签字可以了。

项目授权书必须由总经理签字,并在会上宣读。为了增强团队凝聚力,可以在会上举行项目组宣誓或誓师宣言,形成高度集中、统一、协作的团队精神。内部造势不仅可以让各个部门了解项目,创造条件服务项目组,而且可以给项目组成员以压力和动力,意识到项目的意义和团队精神的重要性,这对项目经理来说是一把尚方宝剑。营造了内外两个良好的环境,项目启动是水到渠成的事,项目组成员可以集中精力投入到实施中去,项目的成功也有了更大的保证,不会因为失控而受挫。

一个项目的成功启动绝不是靠项目组或项目经理可以的,必须具备内部和外部两个条件,所以,双方的一把手都要高度重视,尤其是在目前中国的公司文化环境下,项目经理需要一把尚方宝剑,而用户方的主管也是同样需要的。

项目小组首次会议:为成功奠基

在现代企业中,项目经理在组织中的工作,遇到的大障碍是人的障碍,真正的项目经理往往将80%以上甚至是90%的时间用在了沟通和合作上,大部分有经验的项目经理都会认为项目经理重要的是做人的工作,和所有项目相关者能够达成共识。

所以,项目启动中的项目小组首次会议显得非常的重要和关键,项目小组首次会议决定了小组在整个项目各阶段的运作表现,确保小组有一个良好的开端是每一个成员的职责。在项目开始前,或者在项目的启动阶段,多做些工作并且把工作做踏实是非常必要的,也是提前杜绝一些可预测风险发生的一个有效手段。缺乏共识,正是项目中常见的风险,带来的后果各种各样。

通过召开项目小组首次会议,可以初步了解不同人的经历和特长,确定谁能或愿意能执行不同的项目任务,增加了组员实际接受这些任务的可能性。其次,将组员个人目标、日常工作目标及项目小组工作目标三者统一起来,使组员能真正投入小组工作。第三,让成员们有机会相互了解并建立信任,这也是成功团队的特征。后,尽可能的解除项目组成员心中的疑虑,让大家都能够清楚自己所从事的是一项什么样的工作,对自己能带来什么样的价值。因此,项目小组首次会议可以说是项目成功的一个奠基石。

做好项目启动工作,把握成功风向标

俗话说,“磨刀不误砍柴工”,项目的启动工作在整个项目生命周期内看似很不起眼,很多人认为微不足道,甚至可以越过或草草了事,岂不知会为以后的工作留下种种隐患。在进入项目实施前,项目范围的明晰和项目计划落实等固然非常重要,然而仅仅这些措施是远远不够的。“项目不是在结束时失败,而是在开始时失败”,做过项目的人大概都会对这句话感触良深。对于一个项目来说,项目组内部、企业内部、企业与客户之间能关键问题达到共识,显得至关重要。有一句话是这么概括的,在一个解决方案上达成共识比这个解决方案本身的先进性重要得多。项目管理专家们经常讨论信息化建设,常常会说信息化建设风险很大,然而难以预测和掌握的是人的因素,技术上的问题总是会有解决方案的,而达成共识其实是解决人的问题,减轻或者降低项目实施过程中可能出现的、由于人而引起的不必要的阻力。在去年10月在南京召开的中国第三届项目管理国际会议上,提出中国的项目管理要向“四化”方向发展,这“四化”是科学化、现代化、规范化和体系化。从整个的项目管理发展来讲,是使我们的项目管理理念科学化、程序规范化、方法现代化、制度体系化。项目启动阶段的问题,也要纳入这“四化”来考虑,使项目的启动过程走向科学规范的道路,成为现代企业项目管理体系中重要的组成部分,有效提高项目的成功率。

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